xFIR RENTRI dal 16/09/2026 devo davvero emetterlo? Il nostro tool e la nostra guida per capirlo

1. Il quadro normativo in sintesi

Il RENTRI (Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti), istituito dal DM Ambiente 4 aprile 2023 n. 59, sostituisce il vecchio SISTRI e introduce il FIR digitale (xFIR) come nuovo standard per la movimentazione dei rifiuti.

Con la Legge 27 febbraio 2026, n. 26 (conversione del “Milleproroghe” DL 200/2025, in vigore dal 1° marzo 2026) è stato introdotto un regime transitorio in cui l'XFIR ed il FIR cartaceo sono entrambi un'opzione valida ai fini di legge:

Regola-chiave che governa tutta la filiera: la scelta del formato (digitale o cartaceo) spetta sempre al produttore/detentore e vincola l’intera filiera (trasportatore e destinatario devono adeguarsi alla stessa modalità scelta a monte). Attenzione perchè si sta assistendo ad una prassi esattamente contraria, con alcuni trasportatori ed impianti che vorrebbero costringere al’luso del digitale anche soggetti non obbligati o addirittura non iscritti al Rentri.

2. Chi è obbligato a iscriversi al RENTRI

Sono tenuti all’iscrizione (art. 188-bis D.Lgs. 152/2006 e D.M. 59/2023 e s.m.i.):

1. Enti e imprese che trattano rifiuti (recupero/smaltimento)
2. Enti e imprese che raccolgono o trasportano rifiuti pericolosi a titolo professionale (Albo Gestori Ambientali, categorie 1-4-5)
3. Commercianti e intermediari di rifiuti pericolosi (Albo Gestori Ambientali, categoria 8)
4. Produttori di rifiuti pericolosi: tutti gli Enti e le imprese, a prescindere dal numero di dipendenti, fatta eccezione per i soli casi di esclusione previsti per legge (es. soggetti esentati L. 199/2025 — vedi caso particolare più sotto)
5. Produttori di rifiuti non pericolosi di cui all’art. 184, comma 3 lett. c), d), g) D.Lgs. 152/2006, con più di 10 dipendenti

Non sono obbligati all’iscrizione (e continuano a usare il FIR cartaceo tradizionale, salvo adesione volontaria):

• Produttori che generano esclusivamente rifiuti non pericolosi di cui all’art. 184, comma 3 lett. c), d), g) D.Lgs. 152/2006 e che occupano fino a 10 dipendenti. Se produttori di rifiuti pericolosi e quindi rientranti nei soggetti di cui al punto 4 del precedente elenco, NON sono automaticamente obbligati ad emettere XFIR anche per i rifiuti non pericolosi, ma possono scegliere facoltativamente se emettere cartaceo o digitale
• Altri enti/imprese produttori di rifiuti non pericolosi, diversi da quelli di cui all’art. 184, comma 3 lett. c), d), g) D.Lgs. 152/2006 (es. rifiuti da attività commerciali/di servizio)

• Produttori di pericolosi esentati per legge: i soggetti (Enti ed imprese) produttori di rifiuti pericolosi rientranti nella L. 199/2025 (art. 190, c. 5 e c. 6 D.Lgs. 152/06) sono esentati dall’iscrizione al RENTRI e continuano a emettere solo FIR cartaceo, sia per i pericolosi sia per i non pericolosi. Questi sono:

  • imprenditori agricoli di cui all’articolo 2135 del codice civile
  • soggetti esercenti attività ricadenti nell’ambito dei codici ATECO 96.02.01, 96.02.02, 96.02.03 e 96.09.02 che producono rifiuti pericolosi, compresi quelli aventi codice EER 18.01.03*, relativi ad aghi, siringhe e oggetti taglienti usati
  • produttori di rifiuti pericolosi non rientranti in organizzazione di ente o impresa (es.: liberi professionisti)

Caso particolare - trasporto in conto proprio (categoria 2-bis Albo Gestori Ambientali): chi trasporta esclusivamente i propri rifiuti (pericolosi o non pericolosi) non deve iscriversi come trasportatore, ma resta obbligato a iscriversi come produttore se in tale ruolo ricade in uno dei casi obbligati di cui sopra

3. Chi deve fare cosa: le tre figure della filiera

🟦 PRODUTTORE / DETENTORE

• Decide il formato del FIR (digitale o cartaceo) fino al 15/09/2026; dal 16/09/2026 passa all’xFIR nei casi in cui questo sia obbligatorio. Se si gestisce con FIR cartaceo la procedura non cambia rispetto al passato, di seguito invece vediamo la procedura completa in caso di utilizzo del formulario digitale XFIR
• Emette (o delega al trasportatore) l’emissione dell’xFIR, che va compilato in tutte le sue parti
• Il produttore, verificati tutti i dati di propria competenza (campi da 1 a 6 dell’XFIR) firma digitalmente il formulario, tramite app per smartphone RentriFIRDigitale su cui è stato configurato l’apposito “certificato digitale Rentri”. Tutta la procedura per il rilascio del certificato e per il download dell’App RentriFIRDigitale la trovate nel tutorial specifico sul portale Rentri https://vimeo.com/1142405919/0801a8b23e
• (Il conducente completa i dati di propria competenza (campi da 8 a 10) e firma tramite app per smartphone RentriFIRDigitale su cui è stato configurato l’apposito “certificato digitale Rentri”.)
• Scarica la copia dell’XFIR completo dopo che il destinatario l’ha resa disponibile tramite l’area di interscambio Rentri (entro due giorni dall’accettazione del rifiuto a destino)
• Conserva le copie complete degli XFIR restituite dal destinatario nel sistema di conservazione digitale a norma (trasferimento almeno una volta all’anno)
• Spedisce al Rentri i dati dei soli XFIR riferiti ai rifiuti pericolosi. Si specifica che tale trasmissione può essere effettuata, in nome e per conto del produttore:
  1. dal soggetto delegato; oppure
  2. dal trasportatore (a cui il produttore ha chiesto la vidimazione e la compilazione dell’XFIR).
  La trasmissione dei dati al RENTRI va effettuata nel rispetto delle diverse tempistiche previste per l’annotazione del movimento sul registro cronologico di carico e scarico, che ricordiamo essere:
  • per i produttori, entro dieci giorni lavorativi dalla produzione del rifiuto e dallo scarico del medesimo;
  • per i soggetti che effettuano la raccolta e il trasporto, almeno entro dieci giorni lavorativi dalla data di consegna dei rifiuti all’impianto di destino;
  • per i commercianti e gli intermediari almeno entro dieci giorni lavorativi dalla data di consegna dei rifiuti all’impianto di destino;
  • per i soggetti che effettuano le operazioni di recupero e di smaltimento, entro due giorni lavorativi dalla presa in carico dei rifiuti.
• Tiene il registro cronologico di carico e scarico in formato digitale, se obbligato.
  Nota: in caso di formulario cartaceo, nulla cambia rispetto ad oggi: non è il destinatario a dovere recapitare copia completa del FIR tramite area interscambio Rentri, ma come succede attualmente la responsabilità resta in capo al trasportatore. E’ questo infatti il soggetto che restituisce la copia accettata a destino entro tre mesi al produttore tramite consegna fisica oppure via posta elettronica certificata oppure tramite l’area specifica sul portale Rentri, dedicata ai produttori non iscritti.

🟩 TRASPORTATORE

• Verifica il formato scelto dal produttore e si adegua (non può imporre un formato diverso)
• Integra durante il trasporto eventuali dati su soste, trasbordi o eventi rilevanti, con nuova firma digitale ad ogni aggiornamento
• Deve essere operativamente in grado di gestire entrambe le modalità, cartacea e digitale, a seconda del produttore con cui lavora

🟨 DESTINATARIO (impianto di recupero/smaltimento)

• Verifica la corrispondenza del carico all’arrivo
• Appone la firma elettronica qualificata, registrando accettazione totale, parziale o respingimento
• Restituisce tramite RENTRI la copia completa dell’xFIR entro 2 giorni lavorativi dalla presa in carico, sia per i rifiuti non pericolosi che per quelli pericolosi
• In caso di respingimento (totale o parziale) e conferimento ad altro impianto: il produttore/detentore (o il trasportatore, su richiesta) compila i dati del nuovo destinatario nel campo 16 dell’xFIR e lo firma nuovamente

4. Rifiuti pericolosi vs non pericolosi: chi usa cosa

Nota pratica: per i soggetti “SÌ / su base volontaria”, l’impresa gestisce due binari paralleli se non digitalizza anche i non pericolosi: xFIR per i pericolosi, FIR cartaceo/registro tradizionale per i non pericolosi. La digitalizzazione volontaria anche dei non pericolosi semplifica la gestione operativa ed è generalmente consigliata.

Trasmissione dati al RENTRI: dove previsto l’uso dell’xFIR “senza trasmissione dati” (centri di raccolta rifiuti urbani, imprese >10 dipendenti per i non pericolosi), il formulario digitale va comunque emesso mentre i dati non vengono inviati al Registro.

6. Checklist operativa per arrivare pronti al 16 settembre 2026

1. Verificare lo status di iscrizione al RENTRI (produttore e/o trasportatore) e, se non ancora fatto, procedere all’accreditamento sul portale rentri.gov.it
2. Mappare adeguatamente i rifiuti prodotti assegnango correttamente i codici EER trattati distinguendo pericolosi/non pericolosi e i relativi obblighi conseguenti
3. Dotarsi degli strumenti tecnici: software gestionale integrato con RENTRI oppure accesso diretto al portale, certificato di firma digitale Rentri per tutti i soggetti coinvolti nella filiera
4. Scaricare la APP RentriFIRDigitale ed abbinarla al proprio profilo di firma Rentri prepare gli strumenti digitali che saranno necessari per far viaggiare il rifiuto a partire dal 16/09/2026
5. Formare il personale coinvolto (magazzino, logistica, autisti, uffici amministrativi) sulle nuove procedure di firma e sui tempi di restituzione/trasmissione
6. Allineare la filiera: verificare che trasportatori e destinatari con cui si collabora siano anch’essi allineati sugli obblighi specifici della propria azienda (digitale, cartaceo o misto, ad es. digitale per i pericolosi e cartaceo per i non pericolosi) per evitare blocchi operativi a ridosso della scadenza
7. Predisporre il sistema di conservazione digitale a norma per l’archiviazione delle copie complete degli xFIR. Verificare se sia necessario effettuare un upgrade dell’attuale sistema in uso per la conservazione dei Registri cronologici di carico e scarico
8. Monitorare sempre le news normative e tecniche per confermare che le date sopra indicate restino effettive e gli adempimenti non vengano modificati e/o prorogati

7. Riferimenti normativi utili

• DM Ambiente e Sicurezza Energetica 4 aprile 2023, n. 59 (istituzione RENTRI)
• Decreto Direttoriale n. 97/2023 (tabella scadenze RENTRI)
• Decreto Direttoriale n. 251/2023, come modificato dal Decreto Direttoriale n. 210/2026 (istruzioni compilazione dei Registri cronologici c/s e dei formulari di identificazione del rifiuto)
• D.Lgs. 152/2006, artt. 188-bis, 184, 189, 190 258 (Testo Unico Ambientale - parti rilevanti ai fini Rentri)
• DL 31 dicembre 2025, n. 200 (“Milleproroghe 2026”) e Legge 27 febbraio 2026, n. 26 (conversione, G.U. n. 49 del 28/02/2026)

Guida aggiornata sulla base delle informazioni disponibili al 1 settembre 2026. Si raccomanda una verifica periodica tramite fonti ufficiali e consultando il portale ufficiale rentri.gov.it prima di adempimenti con scadenze ravvicinate.